PERENCANAAN
Oleh :
Linda Alviana
Kelancaran serta keberhasilan suatu proses kegiatan agar
dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien, ditentukan oleh adanya
perencanaan yang matang, organisasi yang tepat, sebagai suatu sistem yang
harmonis dan dikelola oleh pelaksana yang kompeten dan berdedikasi. Perencanaan
ini pada hakikatnya merupakan salah satu fungsi lainnya dan peranannya
dirasakan sangat penting.
Perencanaan adalah suatu ikhtiar untuk menjamin agar
setiap usaha kerja sama itu berhasil dengan sukses, bukan saja “apa” yang harus
diperbuat, melainkan “bagaimana”, “kapan” dan oleh “siapa”segala sesuatu itu
harus dilaksanakan. Untuk itu dalam pembahasan makalah ini akan dibahas
beberapa hal yang berkaitan dengan perencanaan, diantaranya ciri-ciri, manfaat,
proses perencanaan dll, Agar suatu kelancaran serta keberhasilan dapat dicapai.
A.Pengertian
Perencanaan berarti
mengambil keputusan tentang hal-hal yang akan dilakukan dimasa depan dalam
rangka pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, agar resiko kegagalan atau
kekurangberhasilan dapat dikurangi
meskipun mungkin tidak bisa dihilangkan[1].
Perencanaan adalah pemahaman yang memerlukan dedikasi untuk bertindak
berdasarkan kontemplasi mengenai masa depan, suatu determinasi untuk
merencanakan secara konstan dan sistematis sebagai bagian integral manajemen[2].
Perencanaan merupakan suatu proses yang kontinu yang meliputi rencana dan
pelaksanaan, yang kontinu tersebut perlu terdapat unsur – unsur.
a.
Mempunyai ciri –
ciri yang berorientasi kepada pelaksanaan di masa mendatang.
b.
Proses yang kontinuitas
dan fleksibelitas.
c.
Mengusahakan perencanaan
dapat seoperasional mungkin dalam mencapai tujuan.
d.
Adanya sistem
pengecualian pelaksanaan rencana yaitu keserasian antara pelaksanaan dengan
perencanaan.
e.
Adanya sistem
pelaporan dan evaluasi dalam proses perencanaan.
Perencanaan juga
dapat dikatakan tindakan yang menyeluruh yang berusaha mengoptimalkan dana,
sarana dan lain-lain dari suatu sistem.Perencanaa itu penting, karena
perencanaan akan memberi efek baik pada pelaksanaan maupun pengawasan. Suatu
perencanaan merupakan langkah pertama dalam usaha mencapai suatu kegiatan. Perencanaan
pada hakikatnya adalah usaha yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus
serta diorganisasikan untuk memilih yang terbaik dari berbagai alternatif yang ada bagi pencapaian tujuan tertentu.
Perencanaan
diartikan usaha sadar untuk memikirkan alternatif-alternatif yang mungkin dapat
dicapai pada masa depan, menguji alternatif
tersebut dan memilih alternatif
yang dikehendaki agar dapat ditentukan pula bagaimana cara mencapainya.
Perencanaan suatu proses yang menetapkan lebih dahulu kegiatan – kegiatan yang
harus dilaksanakan , prosedur dan metode pelaksanaan untuk mencapai tujuan
organisasi atau bagian dari organisasi selama periode waktu tertentu. Dengan
melihat berbagai pengertian diatas, maka secara umum dapat diambil pengertian
perencanaan sebagai berikut: Perencanaan adalah suatu kegiatan dalam organisasi
dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.
B. Ciri-Ciri Perencanaan
Dengan
memperhatikan pengertian perencanaan sebagaimana dijelaskan di atas, maka
ciri-ciri perencanaan adalah sebagai berikut:
1.
Melihat jauh ke
depan,dalam arti bersangkutan dengan masa depan, termasuk jangka waktunya.
2.
Adanya tujuan, yang
ditetapkan sebelumnya (tujuan tertentu),
berupa program kegiatan dan cara – cara pencapaianya.
3.
Penentuan cara –
cara pencapaian dengan penetapan:
a.
Kebijaksanaan
b.
Strategi
c.
Peraturan
d.
Standar
e.
Organisasi
f.
Prosedur
4.
Adanya penghitungan
a.
Penggunaan sumber –
sumber dana
b.
Penggunaan sumber –
sumber daya
c.
Penggunaan waktu
d.
Usaha – usaha untuk
mengatasi masalah – masalah yang dihadapi
C. Perencanaan Yang Baik
Suatu rencana dapat
dikatakan baik, apabila memenuhi syarat – syarat tertentu sebagaimana dikemukakan Soeparto.
M. sebagai berikut:
1.
Jelas dan dapat
dimengerti serta dapat menjawab pertanyaan: apa, mengapa, bagaimana,
bilamana,siapa serta mengadakan penilaian, penyesuaian, dan perubahan.
2.
Pragmatis, yaitu
disertai perhitungan – perhitungan konkrit, berdasarkan asumsi yang logis.
3.
Operasional, ialah
dapat dilaksanakan dengan kemampuan yang ada.
4.
Ambisius, tetapi
tetap realistis.
5.
Berlangsungnya
melalui pentahapan waktu secara konsisten.
6.
Fleksibel dalam arti
sewaktu – waktu dapat di sesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah dari
asumsi semula, sedapat - dapatnya tanpa mengurangi sasaran dan tujuan yang
telah ditetapkan.
7.
Ada skala
prioritas, rencana yang baik sesuai
dengan kemampuan, bukan berdasarkan kemauan.
D. Manfaat Perencanaan
Sebuah penyusunan
perencanaan mempunyai beberapa manfaat, seperti yang di jelaskan oleh Soeparto
M, antara lain:. :
1.
Sebagai alat efesiensi
dan alat untuk mengurangi biaya (a cost reducingtool).
2.
Sebagai alat pengarahan kegiatan kepada
pencapaian tujuan.
3.
Pembentuk masa
datang dengan mengusahakan supaya ketidakpastian dapat dibatasi seminimal
mungkin.
4.
Alat – alat untuk
memilih alternatif cara terbaik atau kombinasi alternatif cara yang terbaik.
5.
Alat penentuan
skala prioritas dari pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatan.
6.
Alat
pengukur/standar untuk pengawasan dan penilaian (control and evaluation)
E. Faktor Perencanaan
Dengan
merangkaikan hubungan antara suatu rencana yang baik dengan proses
perencanaan itu sendiri, maka untuk menyusun suatu rencana yang baik diperlukan
beberapa faktor sebagai berikut:[3]
1.
Suatu rencana
hendaknya disusun oleh tenaga yang benar – benar mengetahui teknik perencanaan.
2.
Rencana harus
dibuat oleh orang yang mendalami tujuan organisasi.
3.
Rencana harus
didukung oleh data/informasi, ide – ide yang relevan.
4.
Rencana hendaknya
disusun oleh orang yang mengetahui sifat hakiki dari pada permasalahan serta mampu melihat kedepan (forcast).
Suatu rencana yang
telah disusun, tentu diharapkan akan memberikan manfaat yang sebesar – besarnya
bagi kepentingan organisasi. Pada dasarnya perencanaan itu lebih mudah di
pahami daripada digunakan dan dilaksanakan. Beberapa hambatan penggunaan dan
pelaksanaan perencanaan mengalami kesukaran baik dari dalam maupun dari luar
organisasi itu sendiri. Hambatan dari dalam misalnya belum tersedia ahli
perencanaan yang profesional, belum tersusunnya data – data yang variabel dan
akurat, belum jelas tujuan dan cara – cara pencapaian tujuan. Hambatan dari
luar misalnya disebabkan terbatasnya dana yang diperlukan, adanya ketentuan –
ketentuan yang harus dikaitkan dan memerlukan pemikiran, dan pengarah waktu, situasi,
kondisi lingkungan.
F. Tingkatan
Perencanaan
Sebuah tingkatan
perencanaan yang berlainan dapat dikenali berdasarkan cakrawala perencanaan
tiap tingkatan. Tiga tingkatan yang sering disebut dalam bacaan adalah :
1.
Perencanaan
strategis, berhubungan dengan pertimbangan jangka-panjang. Keputusan yang harus
diambil berhubungan dengan bidang usaha dimana perusahaan berada , pasar tempat menjualnya, bauran produk dll.
2.
Perencanaan taktis,
berhubungan dengan cakrawala perencanaan jangka menengah, misalnya : cara
sumber daya dicapai dan diatur, penstrukturan kerja, dan petugas yang
dibutuhkan serta pelatihannya.
3.
Perencanaan
operasional, berhubungan dengan keputusan untuk operasi yang sedang berjalan,
misalnya : penetapan harga, tingkat produksi, tingkat sediaan barang.[4]
Pramono Atmadi mengatakan bahwa perencanaan mempunyai tingkatan –
tingkatan sebagai berikut[5]:
1.
Perencanaan dan
pengambilan keputusan. Suatu keputusan biasanya diambil karena adanya berbagai konflik
dari berbagai pilihan. Keputusan tidak hanya diambil dari dari suatu kegiatan
sebagai kebulatan tetapi keputusan dapat diambil dari langkah atau proses dalam
perencanaan itu.
2.
Perencanaan dan
perkiraan masa depan. Perencanaan memang berkaitan dengan perkiraan masa depan.
Perkiraan masa depan adalah perkiraan berbagai kondisi masa depan. Perencanaan
selalu melihat dan mencangkup masa depan. Bila dihubungkan dengan perencanaan
maka perkiraan masa depan cenderung untuk memperkirakan kegiatan apa yang
dilakukan oleh pihak – pihak lain.
3.
Bila dihubungkan
dengan perencanaaan, memperkirakan kemungkinan hasil rencananya atau apa
kondisi yang ingin dicapai dan apakah rencananya dapat mempengaruhi kondisi
masa depan, sehingga rencana tujuan tercapai.
4.
Perencanaan dan
tujuan berkaitan sangat erat. Bila suatu rencana dikemukakan dan ditekankan
sebagai hasil dari suatu harapan, maka rencana itu disebut tujuan.
G.
Proses
Penyusunan Perencanaan
Apapun proses
perencanaan itu menurut S.P. Siagian dapat
dilihat dari tiga matra (dimensi) :
1.
Mengetahui sifat –
sifat dan ciri – ciri suatu rencana yang baik.
2.
Memandang proses
perencanaan sebagai rangkaian perencanaan yang harus dijawab dengan memuaskan.
3.
Memandang proses
perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan secara ilmiah.
Proses penyusunan
perencanaan pada umumnya dapat dilihat seperti dibawah ini:
- Pengumpulan dan Pengolahan data
Pengumpulan data ini merupakan proses permulaan dari penyusunan perencanaan.
Data – data ini perlu diseleksi untuk diidentifikasikan. Data ini harus dapat
dipercayai, dan data ini masih merupakan data mentah, yang kemudian diolah,
sehingga ia merupakan informasi yang berguna bagi penyusunan perencanaan.
- Penilaian
Penilaian disini maksudnya meneliti dan meninjau kembali
segala usaha baik yang telah sedang dan akan dilaksanakan. Apakah usaha atau
kegiatan tersebut telah dilakukan dengan baik, apakah telah sesuai dengan
perencanaan, apakah telah memenuhi sasaran, apakah ada kaitan setiap langkah yang
diambil satu dengan yang lainnya.
- Perumusan kebijaksanaan
Setiap perencana harus menyadari perubahan dan perbaikan
dalam rangka penyempurnaan dan pencapaian tujuan sesuai dengan kebijaksanaan
atas dasar peraturan dan ketentuan. Perumusan kebijaksanaan merupakan alat
dalam pembaharuan tersebut
- Kebutuhan masa depan
Dalam perencanan harus menjabarkan kebijaksanaan tersebut
secara operasional terurai yang meliputi perencanaan jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang.
- Pembiayaan
Penyusunan pembiayaan dalam melakukan perhitungan
memperhatikan keadaan sebelumnya, masa sekarang dan perkiraan di masa depan
yang berdasarkan kebutuhan bukan kemauan.
6.
Pemantauan Target
Sasaran
a.
Penentuan target
Pemilihan
prioritas sangat diperlukan, mana yang harus segera dilaksanakan dan mana yang
harus ditunda pelaksanaannya. Beberapa pilihan disusun agar dapat menentukan
target.
b.
Penetapan sasaran
Penetapan
sasaran dapat dilakukan dengan berbagai jalan yang didasarkan pada:
1)
Kebijaksanaan pemerintah
2)
Prioritas tujuan
3)
Besar biaya yang
tersedia
7.
Formulasi
perencanaan
Adapun kegunaan perencanaan adalah:
a.
Menyajikan
sekumpulan keputusan untuk petugas-petugas yang berwenang dan selanjutnya untuk
dilaksanakan
b.
Menyediakan
kerangka kerja untuk dilaksanakan bagi pelaksana progam dan proyek yang harus
bertanggung jawab sepenuhnya atas tercapainya target-target yang tercantum
dalam keputusan tersebut.
8.
Uraian perencanaan
a.
Penyusunan progam
Rencana
yang masih bersifat menyeluruh dijabarkan kedalam kegiatan-kegiatan operasional
yang mempunyai tujuan dan sasaran yang sifatnya sudah terarah dan khusus,
kemudian disebut dengan progam.
b.
Perumusan progam
Progam
disusun berupa kelompok kegiatan dan jenis kegiatan agar memudahkan pekerjaan
yang dilakukan. Kegiatan yang dijabarkan secara operasional dari progam ini
disebut proyek.
9.
Implemensasi proyek
Pelaksanaan proyek baru dapat dikerjakan apabila seluruh
langkah-langkah sudah dilakukan
10. Evaluasi dan pemantauan
Penilaian dan pemantauan pelaksanaan proyek dilakukan
secara terus menerus dan di dalam setiap tahapan pelaksanaan yang berupa
laporan tahunan, laporan tengah tahunan, laporan tiga bulanan.
11. Revisi dan penyusunan kembali rencana
Dari penelaahan dan penilaian dari berbagai kegiatan dan
tahapan perencanaan yang harus dikerjakan sehingga akan mendapatkan masukan dan
balikan yang dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan kembali rencana.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B. Kerangka Dasar Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta: PT Ikrar Mandiriabadi. 1999.
Siagian, Sondang P.Manajemen Abad 21. Jakarta:Bumi
Aksara. 1998.
Steiner, George A dan John B. Miner. Kebijakan dan
Strategi Manajemen. Jakarta: Erlangga. 1988.
Widjaja, A.W. Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen. Jakarta:
PT Bina Aksara. 1987.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar